Welke tijdsbesparing levert het uitbesteden van personeelsplanning op?

Het uitbesteden van personeelsplanning levert organisaties gemiddeld 15-25 uur tijdsbesparing per week op. Deze tijd komt vrij doordat je niet meer bezig bent met roosters maken, wijzigingen verwerken en planningscommunicatie. De exacte tijdwinst hangt af van de grootte van je organisatie en de complexiteit van je planning. Deze tijd kun je inzetten voor strategische HR-taken en operationele verbeteringen.

Hoeveel uren per week kost personeelsplanning eigenlijk?

Personeelsplanning kost organisaties gemiddeld 20-40 uur per week, afhankelijk van het aantal medewerkers en de complexiteit van de roosters. Bij bedrijven met 50-100 medewerkers gaat het vaak om 20-25 uur per week, terwijl organisaties met 100-200 werknemers al snel 35-40 uur kwijt zijn aan planningsactiviteiten.

De tijdsinvestering bestaat uit verschillende onderdelen. Het maken van de basisplanning neemt meestal 40-50% van de tijd in beslag. Daarnaast ben je wekelijks bezig met het verwerken van verlofaanvragen, ziekmeldingen en andere wijzigingen. Dit kost nog eens 30% van je planningstijd.

Communicatie met medewerkers over roosters en wijzigingen vraagt ook veel aandacht. Denk aan het beantwoorden van vragen, het toelichten van diensten en het oplossen van planningsconflicten. Deze communicatie neemt gemakkelijk 20% van je totale planningstijd in beslag.

In de zorgsector ligt de tijdsinvestering vaak hoger door complexere wet- en regelgeving. Ziekenhuizen en verpleeghuizen besteden soms wel 50-60 uur per week aan personeelsplanning. Productie- en dienstverlenende bedrijven zitten meestal aan de onderkant van het spectrum.

Wat zijn de grootste tijdvreters bij het zelf doen van personeelsplanning?

De grootste tijdvreter is het handmatig maken en aanpassen van roosters. Dit proces kost planners gemiddeld 60-70% van hun totale planningstijd. Je moet rekening houden met beschikbaarheid, vaardigheden, contracturen en wettelijke rusttijden voor elke individuele medewerker.

Last-minute wijzigingen zorgen voor veel extra werk. Ziekmeldingen, spoedklussen en gewijzigde beschikbaarheid vereisen snelle aanpassingen van bestaande roosters. Dit betekent vaak dat je moet puzzelen om gaten op te vullen zonder andere diensten te verstoren.

Het beheren van verlofaanvragen en vrije dagen kost ook veel tijd. Je moet controleren of aanvragen passen binnen de bezettingseisen en of er geen conflicten ontstaan met collega’s. Bij veel medewerkers wordt dit al snel een dagelijkse bezigheid.

Compliance controleren is een andere grote tijdvreter. Je moet voortdurend nagaan of roosters voldoen aan de Arbeidstijdenwet, cao-bepalingen en bedrijfsafspraken. Dit vereist grondige kennis van regelgeving en veel aandacht voor detail.

Communicatie over de planning neemt ook veel tijd in beslag. Medewerkers hebben vragen over hun roosters, willen diensten ruilen of hebben bezwaren tegen bepaalde indelingen. Deze communicatie loopt vaak via verschillende kanalen en vraagt persoonlijke aandacht.

Hoeveel tijd bespaar je door personeelsplanning uit te besteden?

Door personeelsplanning uit te besteden bespaar je gemiddeld 15-25 uur per week aan directe planningstijd. Voor organisaties met 50-100 medewerkers betekent dit vaak een tijdsbesparing van 15-20 uur per week. Grotere organisaties kunnen wel 25-35 uur per week besparen.

De tijdsbesparing ontstaat doordat externe specialisten efficiënter werken met professionele planningstools. Zij hebben ervaring met complexe roosters en kennen alle ins en outs van wet- en regelgeving. Hierdoor maken zij minder fouten en hoeven roosters minder vaak te worden aangepast.

Ook de communicatie met medewerkers wordt vaak overgenomen. Externe planners beantwoorden vragen over roosters en verwerken wijzigingsverzoeken. Dit scheelt je dagelijks 2-3 uur aan communicatietijd.

Een praktisch voorbeeld: een zorginstelling met 120 medewerkers besteedde voorheen 35 uur per week aan planning. Na uitbesteding bleef er nog 8 uur over voor strategisch planningsoverleg en controle. Dit leverde 27 uur per week tijdsbesparing op.

De vrijgekomen tijd kun je inzetten voor strategische HR-activiteiten zoals personeelsontwikkeling, recruitment en het verbeteren van arbeidsvoorwaarden. Dit levert vaak meer waarde op dan het dagelijkse planningswerk.

Welke taken blijven over als je personeelsplanning uitbesteedt?

Bij uitbesteding blijven voornamelijk strategische taken en beleidstaken binnen je organisatie. Je houdt de regie over planningsuitgangspunten, bezettingsnormen en belangrijke beleidswijzigingen. Ook het eindtoezicht op de kwaliteit van roosters blijft jouw verantwoordelijkheid.

Je blijft betrokken bij het opstellen van planningsrichtlijnen en het bepalen van bezettingseisen per afdeling of dienst. Deze strategische keuzes vereisen kennis van je bedrijfsvoering en kunnen niet volledig worden uitbesteed.

Communicatie met het management over planningskwesties blijft ook bij jou liggen. Denk aan rapportages over bezetting, overwerk en planningskosten. Je bent het aanspreekpunt voor strategische planningsvraagstukken.

Het beheer van medewerkergegevens, zoals contractwijzigingen, nieuwe functies en gewijzigde beschikbaarheid, doe je vaak nog zelf. Deze informatie deel je vervolgens met de externe planners, zodat zij hun roosters kunnen aanpassen.

Escalaties en complexe planningsproblemen komen meestal bij jou terecht. Als er bijvoorbeeld grote personeelstekorten zijn of belangrijke projecten extra bezetting vereisen, neem je deze beslissingen in overleg met het externe planningsteam.

De tijd die hiermee gemoeid is, ligt meestal tussen 5-10 uur per week. Dit is aanzienlijk minder dan de 20-40 uur die je voorheen kwijt was aan operationele planningstaken.

Hoe bereken je of uitbesteden van personeelsplanning rendabel is?

De berekening begint met het in kaart brengen van je huidige planningskosten. Tel de uren op die je besteedt aan personeelsplanning en vermenigvuldig dit met het uurtarief van de betrokken medewerkers. Vergeet niet de verborgen kosten, zoals planningssoftware, training en tijd voor het oplossen van planningsfouten.

Een praktische rekensom: als je 25 uur per week besteedt aan planning tegen een gemiddeld uurtarief van € 40, kost dit je € 52.000 per jaar. Voeg hier de kosten voor software (€ 3.000-5.000) en training (€ 2.000-3.000) aan toe.

Vergelijk deze kosten met de offerte voor uitbesteding. Externe personeelsplanning kost meestal tussen € 30.000-60.000 per jaar voor organisaties met 50-150 medewerkers, afhankelijk van de complexiteit en gewenste service.

Bereken ook de waarde van vrijgekomen tijd. Als je manager 15 uur per week minder bezig is met operationele planning, kan deze tijd worden besteed aan strategische HR-activiteiten die meer waarde opleveren voor de organisatie.

Let op verborgen kosten bij interne planning: fouten in roosters leiden tot overwerk, onderbezetting kost omzet en ontevreden medewerkers verhogen het ziekteverzuim. Deze kosten zijn moeilijk te kwantificeren, maar wel reëel.

Maak een stappenplan voor de kostenbeoordeling: meet eerst twee maanden je werkelijke planningstijd, inventariseer alle planningsgerelateerde kosten, vraag offertes op bij externe partijen en bereken de totale kostenvergelijking, inclusief de waarde van vrijgekomen managementtijd.

Als je twijfelt over de investering, overweeg dan een proefperiode. Veel aanbieders bieden de mogelijkheid om het een paar maanden uit te proberen. Zo kun je de werkelijke tijdsbesparing en kwaliteitsverbetering ervaren voordat je een langetermijncommitment aangaat.

Bij pLAN8 Consultancy & Development helpen wij je graag bij het maken van deze berekening. Ontdek hoe personeelsplanning uitbesteden jouw organisatie kan helpen om tijd te besparen en efficiënter te werken. Wij bieden maatwerkoplossingen die passen bij jouw specifieke situatie en planningsbehoeften.